Selten hat eine Veröffentlichung in der IT-Welt so hohe Wellen geschlagen wie der Artikel „IT Doesn´t Matter“ von Nicholas Carr in der Havard Business Review [1] Die Story in Kürze: Unternehmen verfügen nicht mehr automatisch über Wettbewerbsvorteile, wenn sie in Informationstechnologien investieren. IT ist heute da, wo vor 100 Jahren die Elektrizität war – einfach nur eine Infrastruktur-Technologie aus der Steckdose. So wie man heute Strom „on Demand“ kauft, wird man das zukünftig auch mit IT tun. Carr begründet seine These damit, dass die Informationstechnologie allen Unternehmen auf ähnliche Weise helfe. Für die Anbieter von maßgeschneiderten EDV-Lösungen liefert die heftig entbrannte Diskussion um den Nutzen ihrer IT-Lösungen eine Steilvorlage. Sie rehabilitieren die IT mit der These, dass sie Unternehmen individuelle Vorteile bringe, und zwar dann, wenn sie mit Geschäftsprozessen verdrahtet wird. So entstehe den Unternehmen ein Wettbewerbsvorteil.

Mit ECM den Umsatz maximieren

Geschäftsprozesse sind in aller Munde, man kann stattdessen auch von Abläufen, Verfahren oder Handlungsweisen sprechen, die unsere tägliche Arbeit ausmachen. Geschäftsprozessoptimierung ist eigentlich eine Management-Disziplin, deren Ziel es ist, die operative Performance eines Unternehmens zu verbessern. Zur Unterstützung dieser Management-Disziplin sind Anbieter von Enterprise Content Management (ECM) angetreten. Ein ECM-System ist demnach eine Software, die Geschäftsprozesse unterstützt und Abläufe transparent macht. Dieser Effekt wird besonders solchen Unternehmen zusagen, die Regularien wie Sarbanes Oxley und Basel II befolgen möchten, da die hierfür erforderliche Prozessdokumentation mit anschaulichen Modellierungswerkzeugen aus ECM-Systemen einfach zu bewerkstelligen ist. Moderne ECM-Anbieter bieten ganzheitliche Lösungen, die Komponenten wie revisionssichere Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow enthalten, damit die Möglichkeit besteht, Informationen jeglicher Herkunft – digitale Daten, aber auch Papier – einfach zu erfassen, zu verwalten und zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitzustellen.

Ein weiterer Faktor, der ECM „zum Fliegen“ bringen kann, ist die Möglichkeit, alle geschäftsrelevanten Informationen webbasiert zur Verfügung zu stellen. Der Wertbeitrag der IT in Unternehmen ist dann besonders hoch, wenn Daten oder Informationen gemeinsam mit Produkten beziehungsweise Waren personalisiert für Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern bedarfsgerecht im Browser bereitstehen. Ein solches Web Content Management ist gleichzeitig ein Marketinginstrument mit dessen Hilfe neue Märkte und Zielgruppen erschlossen werden können. Die Tatsache, dass über 80 Prozent der Deutschen im Alter zwischen 20 und 30 Jahren täglich im Internet surfen und ausländische Wachstumsmärkte nur einen Mausklick entfernt sind, verdeutlicht, dass mit

Open-ECM ist eine Kombination aus Prozessen und Technologien, die die richtigen Informationen, zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stellen soll.

ECM nicht nur Kosten zu minimieren, sondern auch Umsätze zu maximieren sind. Richtig ist die These von Nicholas Carr sicherlich insofern, dass sich notwendige IT (auch ECM-Systeme) heute jeder kaufen oder sogar kostenlos herunterladen kann und dass der Einsatz nicht automatisch zu Wettbewerbsvorteilen führt. Wenn man ECM-Lösungen aber einsetzt, um die eigenen individuellen Geschäftsprozesse zu optimieren und neue Märkte zu erschließen, kann man sich mit Hilfe solcher Systeme im Markt durchaus noch abheben. Bleibt allerdings die Frage der Wirtschaftlichkeit. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen scheuen heute noch die Investition in verhältnismäßig teure ECM-Suiten, wie sie in großen Unternehmen und Konzernen zu finden sind, weil die Kosten für solche Systeme häufig nicht im angemessenen Verhältnis zu dem zu erwartenden Nutzen stehen.

Open-ECM

Eine Lösung hin zu einem ganzheitlichen und kostengünstigen Enterprise Content Management könnte sein, die vorhandenen Techniken (Archivierung, DMS, Workflow) mit einem Open Source Content Management System zu verknüpfen. Im Gegensatz zu teuren ECM-Suiten, die alles aus einer Hand versprechen, versteht sich Open-ECM als eine Kombination aus TYPO3 und proprietären Lösungen im Zusammenspiel mit verschiedenen Informations-Management-Systemen. Mit diesem „Best-of-Breed“-Konzept können Unternehmen ihre bewährten Systeme weiter wie gewohnt nutzen und in neue, offene ECM-Komponenten wie Teamarbeit und Web Content Management integrieren. Open steht dabei sowohl für eine offene beziehungsweise für eine system- oder plattformunabhängige Infrastruktur wie auch für die Möglichkeit Open Source, also lizenzkostenfreie Software, zu nutzen.

Eine zweite Möglichkeit könnte sein, fehlende Funktionalitäten wie Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow als Erweiterung oder Extension in TYPO3 zu integrieren. Mit DAM steht für TYPO3 bereits jetzt eine Basisfunktionalität dafür zur Verfügung. Erfassung und Bereitstellung via Frontend sowie die Verwaltung mit Open-Source-Workflow- oder TWiKi-Systemen machen Anwender unabhängig von Herstellern und erlauben es, passgenaue Anwendungen zur Verfügung zu stellen. Open-ECM hilft nicht nur, den Nutzen vorhandener Systeme zu steigern – mit dem ganzheitlichen Ansatz können mittelständische Unternehmen Kosten sparen und Wachstumspotenziale schaffen, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Open-ECM kombiniert Open-Source-Software mit Enterprise-Content-Management-Komponenten.

Um das Potenzial von Open-ECM verständlich und nachvollziehbar aufzuzeigen, ist das virtuelle Musterunternehmen Contenit [2] ins Leben gerufen worden. Die praxisnahen Beispiele aus dem Geschäftsalltag eines mittelständischen Unternehmens erleichtern es, die geeignete Lösung für Ihr eigenes Unternehmen zu finden. Explizites IT-Know-how ist nicht nötig um zu erkennen, wie die richtige Technologie zu mehr Produktivität, Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsvorteilen verhelfen kann. Dabei bleibt festzuhalten, dass die IT für Geschäftsprozessoptimierung ausreichend und zum Teil lizenzkostenfrei zur Verfügung steht.

Fazit

Nicholas Carr scheint mit seiner These „IT Doesn´t Matter“ recht zu behalten. Auf der anderen Seite ist aber der Einwand der IT-Anbieter, passgenaue IT-Lösungen brächten individuelle Vorteile, nicht von der Hand zu weisen. Wie so häufig liegt die Wahrheit auch hier irgendwo in der Mitte. Eins ist allerdings sicher: Nicht in die IT-gestützte Geschäftsprozessoptimierung zu investieren wird zu verheerenden Wettbewerbsnachteilen führen – ohne Elektrizität geht es schließlich auch nicht mehr.