Dokumenten-Management-Systeme haben die Aufgabe, digitale Dokumente zu archivieren und einer Vielzahl von Benutzern zur Verfügung zu stellen. Das in Java geschriebene, webbasierte Dokumenten-Management-System Contineo geht noch einen Schritt weiter und bietet dem Benutzer zahlreiche zusätzliche Funktionen. Zu den Basisfunktionen zählt die Benutzer- und Gruppenverwaltung, das Anlegen, Löschen und Versionieren von Dokumenten und die Suche nach Dokumenten. Es unterstützt dabei alle Betriebssysteme, auf denen eine Java Virtual Machine lauffähig ist, sowie eine Vielzahl an Datenbank-Management-Systemen wie Oracle, IBM DB2 und MySQL. Ist kein Datenbank-Management-System vorhanden, so kann auch das interne HSQLDB genutzt werden.

Benutzer können in Gruppen organisiert werden. Standardmäßig sind in Contineo die drei Gruppen Administratoren, Autoren und Gäste vorhanden. Anhand der Gruppen werden die Ausführungs-, Lese- und Schreibrechte in Bezug auf die Funktionen des Systems und der verwalteten Dokumente festgelegt. Wird eine neue Gruppe angelegt, so ist anzugeben von welcher vorhanden Gruppe sie die Rechte erbt. Nach Anlegen der Gruppe können die Rechte beliebig geändert werden. Benutzer können einer oder mehreren Gruppen zugefügt werden. Ein Benutzer wird durch seinen Namen und weitere Daten wie Sprache und E-Mail-Adresse modelliert. Contineo unterstützt in der aktuellen Version 2.1 die Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch. Die Dokumente werden in Contineo per HTTP-Upload importiert. Dabei ist es möglich, Metadaten wie Autor, Titel, Sprache und Schlagwörter anzugeben. Einige dieser Metadaten werden von Contineo automatisch erkannt. So ist das System in der Lage, die Sprache von Dokumenten und deren Schlagworte automatisch zu ermitteln. Neben dem Import einzelner Dateien können auch ganze Ordner in Form einer Zip-Datei per HTTP-Upload importiert werden.

Die Dokumente werden von Contineo in einer Ordnerhierarchie verwaltet. Zusätzlich ist es möglich, auf die Dokumente anhand der manuell oder automatisch zugeordneten Schlagworte über einen Schlagwortkatalog zuzugreifen. Als weitere Zugriffsmöglichkeit steht die Suche nach einem Dokument zur Verfügung. Die Suchmaschine von Contineo unterstützt die Volltextsuche in den gängigsten Dokumentformaten, darunter PDF, DOC, XLS, PPT, ODT, ODP, ODC, SXW, SXI, SXC, PS, HTML und TXT. Gesucht wird sowohl nach dem Inhalt als auch nach den Metadaten (wie Autor, Dokumenttyp oder Größe) eines Dokuments. Mit der Einstellung „Ähnlichkeitssuche“ als Suchoption können auch Dokumente gefunden werden, die dem gesuchten Wort ähnelnde Begriffe enthalten. So werden auch bei unbekannter Schreibweise des Wortes noch Treffer gefunden. Die Suchergebnisse können sowohl in Form einer Liste als auch in Form einer Grafik präsentiert werden.

Die grafische Aufbereitung von Suchergebnissen soll zusätzliche Informationen wie den Zusammenhang der Treffer verdeutlichen.

Dokumente, die in Contineo importiert wurden, können nicht nur betrachtet und gelöscht werden, sondern sie lassen sich auch diskutieren. Zur dokumentenunabhängigen Kommunikation lassen sich Nachrichten innerhalb des Systems an andere Benutzer schicken. Darüber besitzt Contineo einen eingebauten E-Mail-Client.

Soll einer fremden Person (z. B. einem Kunden) der Zugriff auf ein bestimmtes Dokument gewährt werden, so kann dieser Person ein Download-Ticket gesendet werden, das den Zugriff auf das entsprechende Dokument ermöglicht.

Fazit

Contineo stellt grundlegende Funktionalitäten eines Dokumenten-Management-Systems zur Verfügung und schafft insbesondere durch die einfache Bedienung einen Mehrwert. Wer auf professionellen Support verzichten kann, sollte sich das Open-Source-Projekt einmal näher ansehen