Gemeinde-, Stadt- und Kreisverwaltungen sollten der Öffentlichkeit ihr Dienstleistungsangebot transparent darstellen und jederzeit zugänglich machen, um Bürgern und Unternehmen die Vorbereitung eines Verwaltungsbesuchs zu erleichtern. Auf den Internetseiten der großen Kommunalverwaltungen lässt sich dieser Trend bereits beobachten. Die Vielseitigkeit der sich im Einsatz befindlichen Lösungen sowie fehlende Standardisierungen behindern jedoch Verwaltungen und Hersteller bei der Entwicklung und dem Aufbau von Virtuellen Rathäusern. Darüber hinaus sind in kleinen und mittelgroßen Verwaltungen oft wenig oder überhaupt keine personellen und finanziellen Ressourcen zur Einführung Virtueller Rathäuser vorhanden [1].

Das Ministerium für Wissenschaft und Forschung des Landes Nordrhein-Westfalen und die Universität Münster haben ein Exzellenzzentrum für Wirtschaftsinformatik unter dem Namen „European Research Center for Information Systems“ (ERCIS) [2] gegründet. Am ERCIS wurde auf Initiative der Bezirksregierung Münster in Zusammenarbeit mit citeq, dem kommunalen Rechenzentrum der Stadt Münster, im Rahmen eines Forschungsprojekts die Problematik der Vielseitigkeit und mangelnder Standardisierung aufgegriffen und eine Anforderungsanalyse in Bezug auf das Virtuelle Rathaus durchgeführt.

Um eine hohe Qualität und Funktionalität sowohl für den Bürger als Nutzer eines solchen Produkts als auch für die Verwaltung als Betreiber und Nutzer gewährleisten zu können, ist im Rahmen dieses Projekts von den beteiligten Wissenschaftlern und Studenten des ERCIS ein umfassender, herstellerunabhängiger Katalog mit Anforderungen an ein Virtuelles Rathaus erstellt worden. Dazu wurden zahlreiche Interviews und Gespräche mit Bürgern und Kommunen geführt, die zum Teil bereits ein Virtuelles Rathaus, zum Teil aber noch statische Internetseiten zur Präsentation ihrer Informationen einsetzten. Zudem wurden weitere Anforderungen aus Gesprächen mit Herstellern von Virtuellen Rathäusern erhoben. Eine Literaturrecherche von wissenschaftlichen Arbeiten, Dokumentationen von Herstellern und Städten sowie Projektberichte erweiterten die Ergebnisse.

Eine aktuelle Studie des ERCIS zu den Internet-Auftritten von Gemeinde-, Stadt- und Kreisverwaltungen zeigt, dass sowohl im Umfang als auch im Bereich der Navigation zu Bürgerdiensten noch starker Nachholbedarf in Verwaltungen besteht.

Eine aktuelle Studie des ERCIS zu den Internet-Auftritten von Gemeinde-, Stadt- und Kreisverwaltungen zeigt, dass sowohl im Umfang als auch im Bereich der Navigation zu Bürgerdiensten noch starker Nachholbedarf in Verwaltungen besteht. Aus den gesammelten Informationen wurden obligatorische und wünschenswerte Eigenschaften identifiziert und daraus die kritischen Anforderungen abgeleitet. Das abschließende Anforderungsdokument [3] wurde Anfang Juli 2004 fertig gestellt und auf der Internetseite des Projekts [4] veröffentlicht. Die öffentlich zugänglichen Ergebnisse sollen sowohl Herstellern bei der Entwicklung als auch Verwaltungen bei der Auswahl von Virtuellen Rathäusern als Orientierungshilfe dienen.

Fachkonzept

Bei Betrachtung des Virtuellen Rathauses aus Sicht der Verwaltung hat die Anforderungsanalyse gezeigt, dass umfangreiche Möglichkeiten zur Inhaltspflege, Rechteverwaltung sowie zur Gestaltung von Workflows obligatorisch sind. Um die allgemeinen Anforderungen genauer zu spezifizieren, wurde ein produktunabhängiges Fachkonzept entwickelt, in dem alle Grundfunktionalitäten mithilfe von Funktionsdekompositionsdiagrammen (FDD) und Datenmodellen (ERM) im Detail vorgestellt werden. Die Ergebnisse wurden später zur Erstellung eines Datenverarbeitungs-Konzepts herangezogen. Es dient als Vorlage bei der konkreten Konzeption und Implementierung von O.S.I.R.I.S. Das Fachkonzept ist ebenfalls auf der Internetseite des Projekts in Form eines Arbeitsberichts [5] öffentlich verfügbar.

Technische Realisierung

Im Anschluss an die Erstellung des Anforderungsdokuments und des Fachkonzepts war die Aufgabe prototypisch zu zeigen, wie ein Virtuelles Rathaus umgesetzt werden kann. Das zu erstellende Produkt sollte vollständig auf freier Software und offenen Schnittstellen basieren. Aufgrund der großen Affinität zu Web-Content-Management-Systemen entschied das Projektteam, dass ein solches System die Basis für das Virtuelle Rathaus bilden sollte. Nach einer Evaluierung der frei auf dem Markt verfügbaren Produkte fiel die Wahl auf TYPO3. Der große Funktionsumfang und die gute flexible Erweiterbarkeit waren die ausschlaggebenden Kriterien. So wurde unter dem Namen O.S.I.R.I.S. ein Prototyp für Virtuelle Rathäuser entwickelt. O.S.I.R.I.S. baut als Extension auf TYPO3 auf und wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Kreis Warendorf als Anwendungspartner und der Firma citeq als Supportpartner implementiert. Durch die Verwendung von TYPO3 auf Basis eines LAMP-Systems (Linux, Apache, MySQL und PHP) ist O.S.I.R.I.S. leicht skalier- und erweiterbar. Durch die Verwendung von offenen Standards, beispielsweise XML, gewährleistet TYPO3 und damit auch O.S.I.R.I.S. die einfache Anbindung von anderen Anwendungen und Fachverfahren. Für die Verwendung von O.S.I.R.I.S. werden folgende Komponenten benötigt:

• Betriebssystem: Unix, Linux, Windows oder MacOS
• Webserver: Apache oder IIS
• Skriptsprachen: PHP4
• Datenbank: MySQL (in Zukunft sollen auch andere Datenbanken unterstützt werden)
• Content Management System: TYPO3 inklusive der Komponenten zur Grafikverarbeitung
• Template Engine: SMARTY

Alle Komponenten sind OpenSource-Produkte und damit kostenlos verfügbar. Zudem verfügen die meisten Verwaltungen bereits über Teile der benötigten Komponenten, zum Beispiel einen Windows- oder Linux-Webserver. Die Integration von O.S.I.R.I.S. in bestehende Architekturen ist bisher weitgehend problemlos verlaufen. In manchen Verwaltungen war vor O.S.I.R.I.S. noch kein CMS vorhanden, sodass ein TYPO3-Einführungsprojekt gestartet werden musste – dies führte dann zu einer deutlich verlängerten Einführungszeit. O.S.I.R.I.S. erfüllt die Standards und Architekturen für E-Government-Anwendungen, kurz SAGA, die von der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik festgelegt wurden. Außerdem ist das System BITV-konform, also für behinderte Internetnutzer barrierefrei verwendbar und es besitzt bereits Schnittstellen um Verwaltungsnachrichten im auf XML basierenden OSCI-Format auszutauschen und neue Technologien aus dem Bereich der öffentlichen Verwaltung, wie eine virtuelle Poststelle oder einen Portalserver, einzubinden.

Vorteile für kommunale Verwaltungen

O.S.I.R.I.S. erfüllt vielfältige Anforderungen auf der Nutzerseite, etwa durch die Abbildung des gesamten Dienstleistungsangebots und detaillierter Kontaktdaten oder durch Formulare die heruntergeladen und am Bildschrim ausgefüllt werden können. Der Gang zur Verwaltung wird häufig überflüssig und der Bürger spart Lauf- und Ausfüllzeiten. Durch die Verwendung von elektronischen Formularen wird außerdem die Erfassung der Formulardaten vereinfacht und die Bearbeitungszeit verkürzt. O.S.I.R.I.S. bietet für die gesamte Verwaltung eine einheitliche Präsentation, eine klare Abgrenzung der Inhalte und Verweise, eine Kennzeichnung von online nutzbaren Dienstleistungen und alternative Navigationsmöglichkeiten. Durch die ständige Verfügbarkeit aller wichtigen Informationen, die aktualisiert, einfach erreichbar und geordnet im Internet verfügbar sind, wird die Qualität der Dienstleistungen für den Bürger erhöht.

Besucher der Website des Kreises Warendorf können sich den gesuchten Inhalten über unterschiedliche Navigationslogiken nähern.

Besucher der Website des Kreises Warendorf können sich den gesuchten Inhalten über unterschiedliche Navigationslogiken nähern. Durch die Vereinfachung der Inhaltspflege und durch ein Mandantenkonzept können auch größere Verwaltungen oder Kreise mit angeschlossenen Gemeinden alle Dienstleistungen im Internetangebot komfortabel pflegen. Die gemeinsame Verwendung von anpassbaren Musteranliegen reduziert dabei Doppelarbeiten und macht die Aktualisierung bei Änderungen von Dienstleistungsgrundlagen, etwa durch Gesetzesänderungen, überflüssig. Die Inhaltspflege und der Ablauf von Workflows werden durch Assistenten unterstützt. Durch einfache Bedienbarkeit und ein ausgefeiltes Rechtekonzept wird die Pflege der Inhalte des Virtuellen Rathauses stark vereinfacht. Dadurch werden die Bearbeitungszeiten bei der Pflege der Inhalte reduziert. Die Einbindung von elektronischen Formularen reduziert die Durchlauf- und Transportzeiten von Anträgen. Durch die Pflege und Einbindung von Synonymen für Dienstleistungen, die Angabe von Gültigkeitszeiträumen für Inhalte, interne Informationsseiten für Ämter und die automatische Einpflege von neuen Dienstleistungen in die Navigationsstruktur wird die Qualität der Inhaltspflege in der Verwaltung deutlich gesteigert. Nach außen zeigt sich dies durch höhere Qualität und Aktualität der bereitgestellten Informationen des Virtuellen Rathauses.

Sämtliche Inhalte, etwa die einer Organisationseinheit, werden von O.S.I.R.I.S. im TYPO3-Backend verwaltet und können dort komfortabel editiert werden.

Ausblick

O.S.I.R.I.S. besitzt ein zweigleisiges Weiterentwicklungskonzept: zum einen über die OpenSource-Community, zum anderen über das kommunale Rechenzentrum citeq. Der an der Universität entwickelte Prototyp O.S.I.R.I.S. wurde inklusive technischer Dokumentation, Handbuch und Entwicklungsanleitung als Forschungstransferleistung an citeq übergeben. Mittlerweile hat sich O.S.I.R.I.S. in weiten Teilen des Münsterlandes etabliert und durchgesetzt. citeq hat für mehr als 20 Verwaltungen in den Kreisen Warendorf und Coesfeld das Hosting und die technische Weiterentwicklung übernommen und strebt an, auch über das Münsterland hinaus weitere Verwaltungen anzubinden. Zusätzlich kann O.S.I.R.I.S. als TYPO3-Extension „civserv“ kostenlos heruntergeladen und installiert werden. Momentan wird in der OpenSource-Community an einer dänischen und einer brasilianischen Version gearbeitet.