Die Außenwirtschaftsorganisation Österreichs (AWO), ein Teil der Wirtschaftskammerorganisation (WKO) mit über 70 Außenhandelsstellen in 53 Ländern sowie Marketingbüros in aller Welt, stellt die Serviceorganisation der österreichischen Wirtschaft im Ausland dar. Die Mitarbeiter in den Außenhandelsstellen fördern Kontakte zwischen österreichischen Firmen und Unternehmen des jeweiligen Landes. Sie beraten und organisieren Messen und internationale Veranstaltungen. Die AWO-Verantwortlichen erkannten das Web als wesentliches Tool für diese anspruchsvolle Tätigkeit. Schnell war klar, dass die „alte“ Web-Infrastruktur einen Relaunch benötigte, da die bisherigen Sites optisch, inhaltlich und technisch nicht mehr auf dem aktuellen Stand waren. Zudem waren die Sites dezentral organisiert, und entsprechend unterschiedlich zeigte sich der Auftritt von Land zu Land.

Modernes CMS für das neue Web-Konzept der AWO

Ein leistungsfähiges und zeitgemäßes CMS sollte es der AWO ermöglichen, ein einheitliches Web-„Gesicht“ zu zeigen, die Sites funktionell wertvoller zu machen und eine klare redaktionelle Linie einzuführen. Auf der einen Seite sollten die Redakteure in den Ländern rasch Informationen für ihre Zielgruppen veröffentlichen können und auf der anderen Seite musste es für die Mitarbeiter der Wiener Zentrale möglich sein, aktuelle Informationen aus Österreich auf den Sites aller Länder zu posten.

Heute werden auf den „Ländersites“ sowohl Informationen über die AWO aus Österreich als auch lokale Informationen dargestellt. Dieses Konzept hat den Vorteil, dass auch bei wenig lokalen Informationen die Site stets aktuell und für den Besucher attraktiv erscheint. Die erwähnten zentralen Inhalte aus Wien werden über MountPages in die einzelnen Sites geschaltet. Eine eigens erstellte Banner-Management-Extension ermöglicht das Schalten von Bannern auf die frei definierbare Auswahl an Ländersites.

Einheitliches Design, individueller Content: Die Webpräsenz einer von über 70 Microsites.

Die AWO-Zentrale in Wien. Von hier aus gehen Wirtschaftsinformationen an über 100 Büros weltweit.

Mehr als 70 Mandanten

Wie stellt sich also die Aufgabe im TYPO3-Backend dar? Jedes Land mit Außenhandelsstelle(n) verfügt über eine eigene Site in der gemeinsamen TYPO3-Instanz. So hat man als Administrator im Backend einen beeindruckenden Seitenbaum von mehr als 70 Einzel-Sites. Ein einfacher Redakteur wiederum sieht im Backend nur seinen speziellen Bereich, zu dessen Bearbeitung er eine Berechtigung besitzt, wie zum Beispiel „aktuelle Wirtschafts-Events in der Ukraine“. Das ist eine beeindruckende Demonstration des mächtigen Berechtigungssystems in TYPO3.

Da manche Außenhandelsstellen für mehrere, benachbarte Nationen zuständig sind, bilden diese Sites noch zusätzlich eigene Bereiche für die Länder ab. Dazu kommen noch Sites für die zentralen Inhalte, ein Extranet und eine Schulungs-/ “Sandbox“-Umgebung. Dies alles will gut organisiert sein.

Die Herausforderung: keine Redundanz!

Das Templating erfolgte konzentriert für alle Sites. Unterschiedliche Settings pro Ländersite (etwa: Spracheinstellungen) wurden über so genannte Constants definiert. Aufgrund des Umfangs an Sites und Sub-Sites war ein globaler Aufbau unumgänglich. So ist es möglich, spätere Kundenwünsche zentral auf alle Ländersites auszurollen. Die Administration und Konfiguration erfolgte in wenigen, zentral abgelegten TypoScript-Files.

Beim Gruppen- und Rechtemanagement galt die Devise „kein Button zu viel für die Redakteure“. Mit der entsprechenden Anpassung der Bedieneroberfläche wurde die optimale Backend-Usability gewährleistet.

Neben den einzelnen Sites für die Länder wurde auch ein Extranet (mit Frontend-Login für alle AWO-Mitarbeiter) eingerichtet, der „AWOMAT“. Interne Informationen, Statistiken und Arbeitsmaterialien stehen hier den AWO-Mitarbeitern zur Verfügung.

Fast alle Sprachen dieser Welt

Ein weltweites Projekt erfordert ein durchdachtes Sprachenkonzept. Seitens AWO wurde festgelegt, dass jedes Land als Standard-Sprache Englisch und auf Wunsch auch eine oder mehrere zusätzliche Sprachen zur Verfügung hat. So kommt man auf die stolze Zahl von 32 Website-Sprachen (Frontend) in den unterschiedlichen Zeichensätzen. Darunter auch Arabisch, Farsi oder Chinesisch – die UTF-8-Fähigkeiten in TYPO3 machten dies möglich.

Dennoch waren auch im Bereich der Sprachen Anpassungen notwendig, um ein konsistentes Sprachenhandling zu erreichen. So wurden Seitentitel zur korrekten Darstellung in der URL-Adressenzeile aus dem UTF-8-Zeichensatz nach Latin umgewandelt. In Zusammenarbeit mit den Außenhandelsstellen-Mitarbeitern wurden alle Text-Elemente der Seiten (alle Labels für Buttons und dgl.) in die vielen Sprachen übersetzt.

Umsetzung stets im Zeitplan

Um ein solches Großprojekt in nur 2,5 Monaten umzusetzen, benötigte es ein straffes Projektmanagement auf Seiten des Auftraggebers wie auch bei plan2net, der beauftragten Agentur. Es galt, die internen und externen Projektpartner effizient zu koordinieren. Allein die mehr als 350 Issues in der kurzen Realisierungsphase, die Projektmitarbeiter in das plan2net-Projekttool eingetragen haben, zeigen die starke Involvierung aller beteiligten Projektmitarbeiter.

Präzise Spezifikation der Funktionalität gemeinsam mit strenger Einhaltung des Zeitplans haben den Projekterfolg ermöglicht. Die Entwicklung wurde transparent unter steter Einbeziehung der AWO-Projektleitung durchgeführt – so ermöglichte der bewährte plan2net-Prototyping-Prozess das rasche und effiziente Annähern an die definierte Kunden-Applikation.

Schulungen und Handbuch

Im Zuge des Rollouts der einzelnen Länder wurde eine neuartige Form der Schulung durchgeführt: In rund 1,25 Stunden dauernden Telefontrainings wurde den mehr als 140 Redakteuren in der ganzen Welt die Arbeit mit TYPO3 nahe gebracht. Nach dieser Schulung waren die Mitarbeiter in den Außenhandelsstellen bereits in der Lage, selbständig ihre neue Website mit Content zu befüllen. Hier hat sich einmal mehr die intuitive Bedienung und leichte Erlernbarkeit des CMS bewiesen. Sehr hilfreich war in diesem Zusammenhang ein erweitertes und verbessertes Frontend-Editing („Easy Edit“-Modul), das von plan2net speziell für dieses Projekt entwickelt wurde: einfachstes Editieren und Neuerstellen für Redakteure in allen Frontend-Bereichen.

Als Schulungsunterlage wurden Screenshot-Skriptum, Online-Videos und zur späteren Vertiefung des Inhalts ein auf AWO „maßgeschneidertes“ Applikations-Handbuch erstellt. Chefredakteure und Administratoren wurden vor Ort in der Wiener WKO- Zentrale eingeschult.

Der Auftraggeber ist zufrieden: Das herausfordernde Projekt wurde „intime“ und „inbudget“ abgearbeitet. Mit dem neuen CMS hat die Online-Arbeit der AWO-Redakteure eine neue Qualität erreicht. Nicht nur die Akzeptanz des neuen Systems durch die Mitarbeiter in der ganzen Welt spricht für TYPO3. Die Fülle an neuen Ideen und Geschäftsmöglichkeiten, die AWO-Mitarbeiter noch umgesetzt sehen wollen, beweist Begeisterung: Bereits nach wenigen Tagen kam beispielsweise der Wunsch auf, weltweit alle AWO-Standorte mit Hilfe aktueller Geo-Tagging-Systeme auf einer Weltkarte zu visualisieren. TYPO3 macht eben Lust auf mehr.