Die Wiener Universität für Bodenkultur (BOKU) [1] verfolgte genau diesen Weg und machte dabei gleich noch eine wundersame Erfahrung: Als etwa 180 der 250 Web-Redakteure erfolgreich auf das neue System geschult waren, sank die Nachfrage nach den TYPO3-Kursen rapide. Kurze Zeit später war die Ursache klar: Die restlichen Redakteure hatten vor dem Kurs schon einmal in der TYPO3-Kurzanleitung geblättert, ein bisschen herumprobiert und fanden sich plötzlich mitten in der produktiven Content-Erstellung wieder. Wenn das Redaktionssystem bereits vertraut und noch jede Menge Content zu erstellen ist, bleibt keine Zeit mehr für einen Kurs.

Diese Anekdote aus dem Alltag der Wiener Universität ist ein gutes Beispiel für eine erfolgreiche Einführung von TYPO3 in einer Bildungseinrichtung, die seit jeher Wegbereiter für neue Technologien und Produkte sind und rund um den Globus vor neuen Herausforderungen stehen. Budgetkürzungen, autonome Verwaltungen und der Wegfall von staatlichen Unterstützungen zwingen viele Schulen, Universitäten und Fachhochschulen zum Umdenken. Neue Wege zur Kostenreduktion müssen gefunden und alternative Konzepte zur Beschaffung von Geld- und Fördermitteln entwickelt werden. Auch das Werben um Schul- und Studienanfänger rückt durch den verstärkten Konkurrenzkampf zwischen Bildungsinstitutionen immer stärker in den Mittelpunkt. Dafür benötigen Bildungseinrichtungen spezielle Werkzeuge, die ihnen die Kommunikation mit ihrem Publikum ermöglichen. Schüler, Studenten, Eltern, Mitarbeiter, Sponsoren, Fördervereine oder Wissenschaftler wollen direkt angesprochen und eingebunden werden. Das Kommunikationsmedium Internet wird dabei für Bildungsinstitutionen immer mehr zum geschäftskritischen Faktor. Der Einsatz von Content-Management-Werkzeugen, Redaktionssystemen oder Web-Publishing-Tools wurde lange Zeit vernachlässigt. Nicht nur die Eigenwerbung und das Kommunikations-Tool Internet spielten häufig eine untergeordnete Rolle, auch brauchbare Lösungen die bezahlbar sind, waren rar – von OpenSource-Alternativen ganz zu schweigen.

Komplexes Umfeld, hohe Ansprüche

Universitäten, mit ihrem Auftrag zu Forschung und Lehre, sind seit vielen Jahrzehnten Vorreiter beim Experimentieren mit neuen Technologien. Somit verwundert es nicht, dass parallel zu vielen Ministerien auch immer mehr Universitäten und Hochschulen rund um den Globus OpenSource-Lösungen für sich entdecken. Der Bedarf an Werkzeugen zur effizienten Kommunikation mit dem Zielpublikum, das Ziel möglichst großer Eigenständigkeit der IT-Abteilungen und der Universitätsinstitute sowie Budgetkürzungen in der Verwaltung schlugen sich häufig im Wunsch nach einem Content Management System nieder. Die Einsatzgebiete sind zahlreich: die Internet-Präsenz, das umfangreiche Extranet mit einer Fülle an Funktionalitäten für alle Zielgruppen und eine Intranet-Lösung mit komfortablen Verwaltungs- und Administrationswerkzeugen.

Einheitlich und doch individuell: Prägnante Farben und Symbole charakterisieren die 13 Fachbereiche der Wiener Universität für Bodenkultur auf www.boku.ac.at.

Angesichts einer unüberschaubaren Anzahl von statischen HTML-Seiten sehen sich viele Universitäten und Fachhochschulen vor unüberwindliche Probleme gestellt. Der Schritt hin zu einem CMS-basierten Internetauftritt ist logisch und notwendig. Die Pädagogische Hochschule Ludwigsburg [2] ging diesen Schritt. Das Ergebnis sind mittlerweile rund 11.000 Seiten, verteilt auf eine Hauptwebsite und 20 Instituts-Subsites, die in Blöcken nach und nach integriert wurden. Die Institute besitzen weitgehende Autonomie bei der Gestaltung ihrer Websites, lediglich das grundsätzliche Layout wurde zur Einhaltung der Corporate Identity vorgegeben. Die Universität für Bodenkultur in Wien musste ein Volumen von rund 15.000 statischen Seiten verwalten und pflegen, als die Entscheidung für eine umfassende Veränderung fiel. Beim Relaunch ging man mit rund 5.000 Seiten an den Start, in weiteren Schritten wurden die restlichen Seiten vom bereits geschulten Universitätspersonal in das neue System überführt. Auch die Technische Universität Eindhoven [3] entschied sich TYPO3 campusweit für den Inter- und Intranet-Auftritt zu nutzen und startete mit etwa 5.000 der insgesamt rund 10.000 Seiten. Mit der Trennung von Design, Inhalt und Funktionalität, die mit TYPO3 gewährleistet ist, erhalten Institute nicht nur alle Vorteile eines Content Management Systems, sondern auch weitgehende Autonomie bei der Gestaltung ihrer Websites.

Eine weitere businesskritische Anforderung von Universitäten stellt die Mandantenfähigkeit und die Authentifizierung einer großen Zahl von Benutzern dar. Im Frontend sollen Studenten, Sponsoren, Fördervereine, eigene Mitarbeiter oder Interessenvertretungen über personalisierte Bereiche personen- und gruppenspezifische Informationen abrufen können. Die Editoren müssen sich am Backend für ihren Verantwortungsbereich anmelden können. Durch die vorhandene Infrastruktur und Organisation war der Wunsch der Universität nach einer „Single-Sign-On-Lösung“ (mit einmaliger Anmeldung Zugang zu allen passwortgeschützen Systemen) für die rund 11.000 Benutzer eine logische Folge. „Die Authentifizierung der Benutzer gegen existierende Verzeichnissysteme wie Novells eDirectory oder Microsofts Active Directory und der automatische Import von Content aus bestehenden Datenbanken erlaubt großen Bildungsorganisationen die einfache Integration von TYPO3“, bringt Georg Kühnberger [4], TYPO3-Koordinator für Österreich, seine Erfahrungen bei der Einführung des Systems an der BOKU in Wien ein.

„Die Zielsetzung von Universitäten bei der Entscheidungsfindung für ein Content Management System kann man auf einige wichtige Faktoren reduzieren“, fasst Sander Vogels [5], Geschäftsführer des niederländischen Internet-Dienstleisters Netcreators, seine Erfahrungen mit der Technischen Universität Eindhoven zusammen. „Die Zusammenführung und Aktualisierung der Corporate-Site als Portal-Struktur sowie eine klare, hierarchische Redakteursstruktur, die von der normalen Navigation abweichen kann, stehen oft im Vordergrund organisatorischer Konzepte. Das komplette Redesign der Corporate Identity sowie die Implementierung in mehreren Sprachen, meist die Landessprache und Englisch, gehen in der Umsetzungsphase Hand in Hand. Dank der klaren Struktur fühlen sich die Mitarbeiter erstmals wirklich verantwortlich für ihren Content. Dass Universitäten einen wohldefinierten Workflow benötigen, erweist sich bei den meisten Projekten als interessante organisatorische Herausforderung. Es gilt zumeist die Zusammenarbeit der Fakultäten zu erreichen und im Workflow nachzubilden.“

„Auch wenn das Zentrum der Popularität von TYPO3 in Europa liegt, so können wir derzeit einen interessanten Trend beobachten: Das freie Content Management System hat in den USA eine starke Eigendynamik entwickelt“, analysiert Michelle Heizer [6], TYPO3-Koordinatorin für den amerikanischen Markt. Viele Schulen und Universitäten weisen eine historisch gewachsene und dezentrale Web-Ausstattung auf. Bestehende und übernommene Systeme an vielen verschiedenen Standorten mit unterschiedlichen Soft- und Hardwareausstattungen machen die Verwaltung und Erweiterung bestehender Websites meist mühsam, manchmal sogar unmöglich.

Administratoren suchen eine Applikation, die sich möglichst nahtlos in bestehende Systemlandschaften einfügen soll, gleichzeitig aber neue, zusätzliche Funktionalitäten anbietet. Aus ihrer eigenen universitären Arbeit kennt Michelle Heizer die ausschlaggebenden Kriterien für Universitäten nur zu gut: „Das war und ist das entscheidende Kriterium für die meisten US-Institutionen sich für TYPO3 zu entscheiden. Während ihnen die OpenSource-Lizenz die Skalierbarkeit bietet, die sie benötigen, steht ihnen mit TYPO3 ein Framework zur Verfügung, das diejenigen Features integriert, die das Publikum erwartet.“ Die Leistungsfähigkeit von TYPO3 steht auch bei amerikanischen Universitäten auf dem Prüfstand. Das TYPO3 auch unter großer Last leistungsfähig ist, zeigt der Einsatz des freien CMS in großen Handelsunternehmen und an einer Vielzahl amerikanischer Bildungsinstitutionen. Die Stanford University, die City University of New York , die University of Rhode Island und das Otis College of Art and Design sind nur ein kleiner Auszug aus der täglich wachsenden Liste amerikanischer Bildungseinrichtungen, die TYPO3 einsetzen.

Öffentliche Institutionen als Vorreiter

Bereits 2003 bewies das ungarische Ministerium für Kinder und Jugend Mut und entschied sich für einen in Europa noch unbeschrittenen Weg: Das Ministerium wollte sich seinem jugendlichen Zielpublikum über ein neues Portal präsentieren. Es setzte dabei nicht nur auf ein neues Design und eine Fülle an Funktionalitäten, sondern auch auf OpenSource – zum damaligen Zeitpunkt ein absolut gewagter Schritt im öffentlichen Sektor. TYPO3 erfüllte als Werkzeug alle Ansprüche und so wurden in kürzester Zeit zielgruppenspezifische Website-Bereiche eingerichtet, die Online-Ausschreibungen, ein Presse-Zentrum, Newsletter-Services sowie Download-Specials für Videos, Musik, Anleitungen oder Formulare boten.

Einige Zeit später, im November 2004, publizierte das österreichische Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur nach einjähriger Analyse der 300 gängigsten CMS-Produkte seine Empfehlung: TYPO3. Die Firma plan2net lieferte während der gesamten Evaluationszeit die geforderte TYPO3-Expertise und sah seine Arbeit bestätigt, als Ministerialrat Kristöfl die Empfehlung des Bundesministeriums folgendermaßen begründete: „Für unsere Entscheidung waren die drei Schlüsselfaktoren Usability kombiniert mit leichter Erlernbarkeit, Funktionalität und Preis ausschlaggebend. Und da ist TYPO3 eben unschlagbar.“ Nicht nur diese Empfehlung war der Beweggrund dafür, dass kurz darauf die österreichische Studienbeihilfenbehörde ihre Internet- und Intranetpräsenz mit TYPO3 realisierte. Eine komplett neue Corporate Identity, die effiziente Anbindung an die Studienförderungsdatenbank und das alles barrierefrei brachte der Behörde großes Lob des Rechnungshofs und der Presse ein.

Die österreichische Website www.stipendium.at bietet Studenten umfassende Informationen zur Finanzierung ihres Studiums.

In den Niederlanden hat das Ministerium für Bildung die Stiftung „Surfnet“ ins Leben gerufen, die spezielle Hard- und Software-Konditionen und -Pakete für Bildungseinrichtungen fördert und unterstützt. Die angelegten Qualitätskriterien sind dabei sehr streng und müssen EU-Richtlinien entsprechen. Nach einem sorgfältigen Selektionsprozess wird TYPO3 im September 2005 offiziell zum empfohlenen und unterstützten OpenSource-CMS für alle Schulen, öffentliche Büchereien und Forschungsinstitute in den Niederlanden erklärt.

Schulen – großes Engagement, geringe Ressourcen

Während Universitäten in der Regel eigene interne oder externe IT-Abteilungen besitzen, die hinter der Evaluation und Entscheidung für ein CMS stehen, sehen sich IT-Verantwortliche und Entscheidungsträger in Schulen meist auf sich allein gestellt. Eingebunden in den Staats-, Landes- oder Gemeindeverbund wissen sie um die Notwendigkeit der eigenen Internet-Präsenz sehr wohl Bescheid, haben aber wenig Gelegenheit die benötigten Ressourcen oder das Know-how zu organisieren.

Ein TYPO3-Vorzeigeprojekt beim Einsatz an Schulen wurde in der mehrsprachigen Schweiz realisiert. „Die Koordination von Schnupperlehrstellen (Kurzpraktika in Lehrbetrieben) ist besonders in Berggebieten wie in der Surselva eine Herausforderung. Betriebe sind über das ganze Tal verstreut und die Zuweisung zur Lehrstelle erfolgt unkoordiniert“, erklärt Claudio Cathomen [7], Projektleiter der realisierenden Agentur ICSurselva, die Herausforderung dieses Projekts. Um diesem Problem entgegenzusteuern wurde in Zusammenarbeit mit Schulen, Behörden und Unternehmen der Region Surselva eine Koordinationsplattform im Internet geschaffen. Dort erfassen Betriebe ihre Kurzpraktika-Angebote, die von Schülerinnen und Schülern in einer Art Shop-System nach verschiedenen Prioritäten ausgewählt werden können. Die Zuweisung zu einem Betrieb erfolgt gestützt durch eine implementierte Backoffice-Applikation, aus der die Beteiligten per Web-Content, E-Mail oder Serienbrief über den aktuellen Status informiert werden können. Die Anzahl der Angebote und Nachfragen kann jederzeit live abgerufen werden. Nach erfolgter Schnupperlehre wird mit einem Online-Fragenkatalog das Praktikum aus Sicht der Betriebe und der Praktikanten ausgewertet.

Die Entscheidung des Projektleitungsteams für TYPO3 wurde sorgfältig getroffen: Da die Surselva ein zweisprachiges Gebiet ist, mussten mit dem CMS mehrsprachige Websites einfach zu erstellen sein – wichtig sowohl für Redakteure im Backend, als auch für die Nutzer der Website im Frontend. Die intuitive Erstellung neuer Seiten und Inhalte durch die Lehrer, die Betriebe und die Projektleitung sowie die zeitgesteuerte Publikation von Inhalten und ganzen Seiten waren für den Erfolg des Projekts ein besonders wichtiger Faktor. Die Erweiterbarkeit von TYPO3 über Extensions und Schnittstellen sowie die Möglichkeit zur Einbindung „fremder“ Applikationen, wie etwa das Backoffice, waren für die EDV-Verantwortlichen überzeugende Argumente. Das Pilotprojekt Surselvafutur [8] wurde im Jahr 2003 erstmals durchgeführt und war ein voller Erfolg. Sämtliche Schülerinnen und Schüler der Surselva erhielten Einblick in ihren Wunschberuf. Lehrerinnen und Lehrer sowie die Betriebe wurden durch die Koordinationsplattform zeitlich stark entlastet. Dass die Handelsschule Surselva in Ilanz ihre Website ebenfalls mit TYPO3 realisiert war nur eine logische Konsequenz. „Als Marketinginstrument für die Anwerbung von Schülerinnen und Schüler, als schulinternes Kommunikationsinstrument und zur Dokumentation von Schulprojekten war TYPO3 sofort akzeptiert“, erklärt Cathomen. „In verschiedenen Bereichen arbeiten die Schülerinnen und Schüler selbstständig und präsentieren ihre Projekte. Die Website wird mehrsprachig betrieben und umfasst neben normalen Seiten und Inhalten auch Module für News, Fotogalerien sowie Materialsammlungen für Lehrerinnen, Lehrer, Schülerinnen und Schüler“.

Die Schweizer Region Surselva bringt Schüler und Lehrbetriebe auf www.surselvafutur.ch zusammen.

Basierend auf einem Trend den TYPOlino, eine TYPO3-Lösung für Schulen, in Österreich ausgelöst hatte, präsentierte der österreichische Bildungsserver des Landes Vorarlberg, kurz VOBS, ein neues Angebot für Schulen: Auf eigene Initiative hin bietet der VOBS seit 2004 Schulen des Landes die Möglichkeit, ihre Internetauftritte kostenlos via TYPO3 Application Services Providing (ASP) zu realisieren [9]. Aus einer großen Anzahl fertiger Vorlagen können Schulen ihr Layout wählen. Konfiguration, Hosting und Wartung werden vom VOBS übernommen. Der Ansturm ist beachtlich. Weitere eigenständige Lernpakete mit und für TYPO3 erobern zurzeit den österreichischen Markt.

Unterschiedliche Einsatzbereiche

Nimmt man Bildungseinrichtungen unter die Lupe, die ein kommerzielles Content Management System einsetzen, ähnelt sich deren Situation häufig. Zeit- und Kostenbudgets, hohe Lizenzgebühren sowie schwerfällige Dienstleistungspartner sind oft genannte Bedenken.

Für Organisationen aus dem Bildungsbereich, die planen ein lizenzkostenfreies Content Management System einzusetzen, haben die Initiatoren der offiziellen Informationsplattform edu.typo3.com [10] die wichtigsten Entscheidungskriterien für TYPO3 zusammengestellt:

• große Entwicklergemeinschaft - Derzeit umfasst diese rund 23.000 Personen weltweit
• breite Basis an unterstützenden Agenturen und nationalen User Groups steht für die Langlebigkeit des Produkts und sichert den Support
• Anwenderfreundlichkeit für Redakteure garantiert rasche Akzeptanz
• überschaubare Kosten in den Jahren nach der Einführung, da keinerlei Lizenzkosten anfallen
• Unabhängigkeit von einem einzigen Lieferanten oder Hersteller
• modularer Aufbau und dadurch die Möglichkeit zu einem schrittweisen Ausbau
• einfache Einbindung in bestehende Systemlandschaften über Database-Abstraction-Layer und XML-Schnittstellen
• internationale Referenzen im Bildungsbereich

edu.typo3.com bündelt alle für Bildungsinstitutionen relevanten Informationen zu TYPO3.

Die neue Informationsplattform des weltweit mehr als 122.000-mal installierten CMS TYPO3 soll Bildungseinrichtungen einen zentralen Überblick über alle für sie relevanten Themen verschaffen. Die Seite informiert auf Deutsch und Englisch über das Produkt TYPO3, vermittelt einen visuellen Eindruck der System-Oberfläche und beschreibt für Bildungsorganisationen nützliche Erweiterungen. Über ihre Hindernisse, Schwierigkeiten und Erfolge mit TYPO3 berichten Institutionen im Bereich „Referenzen“ – darunter auch die Universität für Bodenkultur in Wien.