Mit zunehmender Anzahl von Dateien wird deren Verwaltung immer schwieriger. Das ist sowohl auf dem eigenen Desktop-Rechner so, als auch bei einer Website. Das Dateimodul bietet hierfür die gängigen Funktionen wie Upload, Umbenennen, Löschen oder das Anlegen von Verzeichnissen. Somit stehen außer der Verzeichnisstruktur keine weiteren Möglichkeiten zur Verfügung, um Ordnung in die Dateisammlung zu bringen.

Es gibt mehrere Wege, Dateien mit Hilfe eines Verzeichnisbaums zu organisieren: zum Beispiel nach Verwendungszweck, Dateitypen oder Inhalten. Jedes System funktioniert, solange eine Datei nicht in mehrere „Kategorien“ einsortiert werden soll. An dieser Stelle setzt das DAM ein. Zunächst werden auch im DAM die normalen Dateioperationen, die schon vom bisherigen Dateimodul bekannt sind, durch das „Media>Datei“-Modul bereitgestellt. Das Modul ist ein vollständiger Ersatz, da das Dateimodul zusammen mit dem DAM nicht mehr eingesetzt werden kann. Die Benutzeroberfläche ist ein wenig modernisiert, ansonsten findet sich in diesem Modul zunächst nicht viel Neues. Somit werden vom DAM die gewohnten Funktionen bereitgestellt und Benutzer müssen nicht umdenken. Wie bereits erwähnt, gehen die Möglichkeiten des DAM über die einfache Dateiverwaltung hinaus. Diese basieren auf Zusatzinformationen, bereitgestellt durch Kategorien und Metadaten sowie deren Darstellung und Verwendung in zusätzlichen Modulen.

Ordnung durch Kategorisierung

Mit dem DAM können Dateien nicht nur in Verzeichnisse einsortiert werden, sondern zusätzlich beliebigen Kategorien zugeordnet werden. Das bedeutet, dass eine Datei mehrfach auffindbar ist, wenn diese mehreren Kategorien zugeordnet ist. Standardmäßig bietet das DAM einen Kategoriebaum an, der frei definiert beziehungsweise bearbeitet werden kann. Im Prinzip ist das Dateisystem lediglich ein Weg Dateien zu organisieren und im DAM nicht unbedingt der wichtigste. Es ist durchaus möglich, dass nach dem Hochladen einer Datei der Zugriff für Redakteure nur noch über Kategorien möglich ist und somit das Dateisystem versteckt wird.

Ein zweiter Kategoriebaum ist zusätzlich verfügbar und wird automatisch erzeugt. Er enthält die aktuell verfügbaren Medientypen (z.B. Bild>jpg, Text>doc). Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eigene Kategoriebäume ins System einzubinden. Wird das DAM beispielsweise als Dateiarchiv im Intranet verwendet, könnte eine Kategorisierung nach Jahren und Monaten hilfreich sein.

Das DAM-Dateimodul bietet neben der neuen Benutzeroberfläche die gängigen Dateifunktionen.

Im „Media>Liste“-Modul werden die Kategorien als Baum im Navigationsframe angezeigt. Ein Klick auf eine Kategorie listet alle Dateien auf, die dieser Kategorie zugeordnet sind. Eine Besonderheit ist, dass diese Kategorien mehrfach ausgewählt und kombiniert werden können und zwar mit Hilfe der Icons „+“, „=“ und „-“, die sich hinter den einzelnen Kategorietiteln befinden. Mit Hilfe dieser Icons ist es möglich, auf einfache Weise komplexe Abfragen zu erzeugen.

So lassen sich mehrere Kategorien gleichzeitig auswählen, aber auch einzelne ausschließen. Ein konkretes Beispiel wäre alle Bilder mit Ausnahme von BMP-Dateien auszuwählen, die der Kategorie „Presse“ zugeordnet sind.

Metadaten als Beschreibung der Dateien

Die Verwaltung von Metadaten ist die zweite Schlüsselkomponente des DAM. Dies sind zusätzliche beschreibende Daten wie Stichworte, Datum, Ausmaße, Textauszüge und Ähnliches. Die Metadaten werden für jede Datei angelegt und wenn möglich werden aus den Dateien selbst entsprechende Daten ausgelesen und übernommen. Das geschieht entweder gleich beim Upload oder mit Hilfe des entsprechenden Moduls in einer Massenindexierung.

Eine wesentliche Funktion des DAM ist das Auffinden und somit die Auswahl von Assets zu erleichtern. Durch die für jede Datei zur Verfügung stehenden Metadaten lässt sich dies mit einer Suchfunktion schon sehr viel besser erreichen, als es mit dem Datei-Modul möglich ist. So können Stichworte und Beschreibungen durchsucht werden, um eine Datei zu finden. Die zusätzlichen Möglichkeiten zur Auswahl von Assets sollen auch zur Verfügung stehen, wenn diese in Inhaltselemente eingefügt werden sollen. Dies geschieht normalerweise mit dem Elementbrowser.

Mit dem Media>Liste-Modul können Dateien zur Bearbeitung ausgewählt werden.

Dort stehen die Auswahlbäume zur Verfügung um Assets zu finden. Außerdem ist eine einfache Suche über die Metadaten integriert.

Eben diese Metadaten in Kombination mit zusätzlicher Kategorisierung bieten Möglichkeiten zur Auswahl und Organisation der Assets, die eine einfache Verwaltung in Dateiverzeichnissen nicht bieten kann.

Anwendungen

Auch für Frontend-Anwendungen ist das DAM interessant. So können Plugins das DAM als Datenbasis verwenden. Ein gutes Beispiel hierfür wäre eine Bildergalerie. Diese kann eine Menüstruktur direkt aus den Kategorien generieren, Bildunterschriften und andere Daten werden aus den Metadaten erzeugt. Die gleichen Daten könnten aber auch bei der Anzeige von Produkten in einem Shop verwendet werden. Der Vorteil liegt auf der Hand: Beschreibende Daten und die Kategorisierung werden an zentraler Stelle gepflegt, während diese mehrfach in verschiedenen Applikationen eingesetzt werden können.

Zu jeder Datei werden Metadaten verwaltet, die angezeigt und bearbeitet werden können.

Grundsätzlich soll der Umgang mit Dateien durch das DAM vereinfacht werden, ohne dabei die gewohnten Arbeitsweisen mit dem Dateisystem aufgeben zu müssen. Neue Funktionen, die mit einer datenbankbasierten Dateiverwaltung mit Metadaten erst möglich werden, bringen wesentlichen Zusatznutzen für Redakteure und Entwickler. Darüber hinaus stehen mit dem DAM einige neue Möglichkeiten zur Verfügung, die den Rahmen dieses Artikels sprengen würden. Nähere Informationen finden Sie auf der offiziellen Projektseite [1].